Formati diversi
Gli ordini arrivano via email, PDF, Excel, moduli o allegati con strutture differenti.
Automazione ordini B2B
Automatizza l’inserimento degli ordini nel tuo gestionale.
Riduci il copia-incolla da email, PDF ed Excel. Il sistema legge l’ordine, verifica i dati e prepara l’inserimento nel tuo ERP. L’operatore controlla e approva.
- Riduci il lavoro manuale
- Diminuisci gli errori
- Mantieni il gestionale che usi già
EmailPDFExcel
Ordine ricevutolettura e controlli
- Cliente
- riconosciuto
- Codice articolo
- abbinato
- Quantità
- verificata
- Prezzo
- da controllare
Bozza prontaOperatore approvaERP
Nessun automatismo cieco: le eccezioni restano visibili.
Meno inserimentoI dati ripetitivi vengono estratti dai documenti
Meno erroriCodici, quantità e riferimenti vengono controllati
Più continuitàIl processo regge meglio picchi e assenze
Controllo umanoL’operatore approva i casi corretti e gestisce le eccezioni
Ti riconosci?
Quanto tempo perdete ogni giorno a inserire ordini?
Il costo non è soltanto il tempo di digitazione. Aumentano controlli, ritardi, dipendenza dalle persone e correzioni a valle.
Codici da tradurre
I codici usati dal cliente non coincidono sempre con articoli e anagrafiche interne.
Copia manuale
L’operatore cerca cliente e prodotti, trascrive quantità, date, prezzi e note nel gestionale.
Errori scoperti dopo
Una digitazione errata può emergere durante conferma, preparazione, spedizione o fatturazione.
Picchi e arretrati
Quando gli ordini aumentano, il back office rallenta e serve spostare persone da attività più utili.
Conoscenza implicita
Assenze e turnover pesano perché eccezioni, clienti e regole sono conosciuti da pochi operatori.
Come funziona
Dall’allegato alla bozza d’ordine, con controlli espliciti.
Tecnologie e integrazioni cambiano in base al processo. Il flusso operativo resta comprensibile e governabile.
Arriva l’ordine
Email, PDF, Excel o altro documento entra nel flusso.
Il sistema legge
Individua cliente, articoli, quantità, date, riferimenti, prezzi e note.
Verifica e abbina
Confronta anagrafiche, codici, listini, condizioni e database aziendali.
Prepara l’ordine
Crea una bozza strutturata e segnala dati mancanti o incerti.
L’operatore approva
La persona controlla il risultato e gestisce soltanto le eccezioni.
Entra nel sistema
L’ordine passa al gestionale via API, importazione o workflow compatibile.
Prima e dopo
Da lavoro manuale a controllo intelligente.
- Apri allegato
- Leggi ordine
- Cerca cliente e codici
- Copia quantità e prezzi
- Inserisci nel gestionale
- Controlla e correggi
- Email o documento
- Dati letti e verificati
- Ordine preparato
- Operatore approva
- ERP o gestionale
Stima il costo nascosto
Quanto costa oggi inserire gli ordini manualmente?
Il calcolo è indicativo e non rappresenta un risultato garantito. Il beneficio reale dipende da formati, controlli, eccezioni e integrazione.
Costo annuale stimato del processo
Inserisci i dati
Potenziale riduzione 50%—
Potenziale riduzione 70%—
Potenziale riduzione 80%—
Formula: ordini/giorno × minuti/ordine × giorni annui ÷ 60 × costo orario.
Integrazione
Non devi cambiare gestionale.
Costruiamo il collegamento attorno ai sistemi che devono restare operativi. Valutiamo l’integrazione in base al gestionale e alle modalità di accesso disponibili.
EmailMicrosoft 365Google WorkspacePDF e OCRExcelAPIERPCRMGestionale customDatabaseE-commerceSistemi proprietari
Cliente98% · verificato
Articolo95% · abbinato
Condizione commerciale62% · controllo richiesto
AI con controllo umano
L’automazione prepara. Il tuo team controlla.
Il sistema può estrarre i dati, confrontarli e segnalare anomalie. Le informazioni incerte vengono evidenziate e i casi dubbi restano nelle mani dell’operatore.
- livello di confidenza visibile;
- regole e controlli automatici;
- approvazione prima dell’inserimento;
- gestione manuale delle eccezioni.
Dove ha senso
Processi ripetitivi, molti formati e dati da verificare.
Ordini da clienti diversi
PDF ed Excel con layout differenti devono diventare righe ordine coerenti.
Codici cliente e codici interni
Articoli e riferimenti devono essere abbinati prima di alimentare produzione e logistica.
Ordini lunghi e ripetitivi
Molte righe vengono trascritte e ricontrollate manualmente nei periodi di picco.
Richieste ricevute via email
Il back office trasferisce nel gestionale dati contenuti nel testo e negli allegati.
Come partiamo
Prima verifichiamo. Poi decidiamo se industrializzare.
Il primo obiettivo è ridurre l’incertezza, non vendere una piattaforma preconfezionata.
Analisi del processo
Ricostruiamo passaggi, persone, eccezioni e volumi.
Ordini reali
Esaminiamo esempi anonimizzati o protetti da NDA.
Verifica del gestionale
Controlliamo API, importazioni e vincoli tecnici.
Perimetro automatizzabile
Separiamo attività ripetibili e casi che richiedono giudizio.
Proof of Concept
Quando serve, validiamo lettura, abbinamenti e controlli su un campione.
Decisione
Solo dopo stimiamo industrializzazione, integrazione e rilascio.
Valutazione iniziale
Capisci cosa può essere automatizzato nel vostro processo ordini.
Condividi gestionale e volume indicativo. Nel primo riscontro verifichiamo dati necessari, complessità, possibili integrazioni e prossimo passo utile.
Esperienza tecnicaLeadership con oltre trent’anni nello sviluppo software e sistemi enterprise.
RiservatezzaNDA disponibile prima di condividere ordini o informazioni riconoscibili.
Nessun automatismo promessoFattibilità e beneficio vengono verificati sul processo reale.
Domande frequenti
Prima di condividere il processo.
Funziona anche se ogni cliente usa un formato diverso?
Sì, il progetto può gestire modelli e strutture differenti. Prima verifichiamo alcuni ordini reali per capire quali dati sono ricorrenti, quali eccezioni esistono e quali casi devono restare manuali.
Devo cambiare gestionale?
Non necessariamente. Valutiamo l’integrazione con il gestionale o ERP già in uso e le modalità di accesso disponibili, come API, importazioni controllate, database o workflow intermedi.
Cosa succede se un dato non viene riconosciuto correttamente?
Il sistema può assegnare un livello di confidenza, evidenziare anomalie e inviare il caso all’operatore. I dati dubbi non devono essere approvati automaticamente.
Il sistema inserisce gli ordini automaticamente?
Può farlo soltanto quando processo, controlli e integrazione lo consentono. Possiamo iniziare preparando una bozza che l’operatore verifica prima dell’inserimento definitivo.
È possibile mantenere l’approvazione umana?
Sì. È l’impostazione consigliata quando codici, prezzi o condizioni commerciali richiedono un controllo. L’automazione elimina il lavoro ripetitivo, non la responsabilità.
Funziona anche con file Excel?
Sì. Possiamo elaborare file Excel insieme a email, PDF e altri documenti, verificando colonne, formati, codici cliente e regole aziendali.
Funziona con PDF scansionati?
Quando il PDF non contiene testo utilizzabile può essere necessario l’OCR. La qualità dipende da scansione, layout e variabilità dei documenti e viene verificata nella fase iniziale.
Come vengono protetti i dati aziendali?
Definiamo accessi, ambienti, conservazione, logging e trattamento dei documenti in base ai sistemi coinvolti. NDA e requisiti di sicurezza vengono concordati prima di usare ordini reali.
Quanto tempo serve per capire se il progetto è fattibile?
Dopo aver visto il processo, alcuni documenti e il gestionale, possiamo definire rapidamente quali verifiche servono. Quando esistono incognite, proponiamo una Proof of Concept circoscritta.
Quanto costa?
Dipende dal numero di formati, dai controlli richiesti, dal volume degli ordini e dalle possibilità di integrazione con ERP o gestionale. La valutazione iniziale serve a definire il perimetro prima di formulare una stima.
Quante ore potreste recuperare ogni mese?
Mostraci come gestite oggi gli ordini. Valuteremo se e quanto può essere automatizzato, senza imporre un nuovo gestionale.
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